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  采购部门在与供货商正式订立采购合同前应当审查:请购是否按规定程序和权限审批?市场调研是否按规定程序和内容进行?供应商选择是否按规定程序和权限办理?不完全符合条件的,不得与供应商正式订立采购合同。
 
  采购部门在与供应商订立合同时,应采用与公司财务部门共同草拟的采购合同文本,若不能采用,合同内容也应涵盖其主要条款,并必须经过公司财务部门的审核。
 
  采购合同应当连续编号,非公司格式合同仍应予以编号,以确保所有的合同能被完整保存和进行会计处理。
 
  采购合同正式签订前应当经过采购部门业务审核;财务部门符合预算和商务条件审核,最后经公司总经理审批。
 
  采购合同一般不得由总经理先行审批,再由相关部门审核,确有必须而由总经理先行审批的,各相关部门审核时有权就已经审批的合同内容提出异议,在异议解决前,合同不得签订。
 
  采购合同订立后,由采购部门负责与供应商联系供货事宜,敦促供应商按时、按质、按量供货或提供服务,相关联系和询问记录应存档备查。采购部门应根据业务实际,妥善处理合同变更、解除和其他纠纷,需要诉讼或仲裁的,移交公司财务部门。
 
  验收的主要责任部门:商品、材料、辅料的验收由财务部门主要负责,劳保用品、办公用品的验收由办公室主要负责。
 
  验收主要责任部门的职责:负责对照采购合同,查明所收货物的数量、品种、规格、质量是否与之相符,负责组织进行试验鉴定,负责组织专家评审,负责填写验收报告并签字确认,负责将应入库的货物立即移送仓储部门。
 
  采购部门、仓储部门、运送部门、供应商参与验收过程,并在验收报告上签字。验收报告单应当顺序连续编号。
 
  验收中出现的差异,由验收主要责任部门根据问题性质和具体情况处理,数量少量短缺或质量略有瑕疵,商采购部门后,确认可以收货的,在按规定办理相关记录后,在验收报告单中特别注明,同时移交采购部门联系索赔事宜;规格不符、数量、质量差异较大的,予以拒绝签收,由采购部门联系退货,无对应采购合同的货物,不得签收。
 
  采购大宗物资和需要较高专业知识或者经过试验才能鉴别质量的特殊商品,应当由采购主要责任部门组织进行试验鉴定,试验鉴定报告作为验收质量的依据。
 
  接受专业服务,责任部门应当组织专家评审,评审报告作为验收质量的依据。
 
  采购货物验收合格,应入库的,立即移交仓储部门入库,验收报告单经仓储部门签字后,仓储部门即承接了相关资产的保管责任。
 
  经验收合格入库的物资,发现质量、规格出现偏差,给公司造成损失,必须追究验收主要责任部门、采购部门及相关部门的责任。
 
  验收发现商品的数量和质量不符合合同要求,采购部门应及时函告或电告供应商,并根据实际情况处理:
 
  (一)属数量短缺的,要求供应商补足。
 
  (二)属质量问题的,首先要求仓储部门不得发放该批商品,再由采购部门、请购部门、使用部门根据公司相关规定,确定退货、更换或者要求供应商给予折扣。
 
  1、决定退货的,货物退回供应商。2、决定更换的,货物退回供应商更换。
 
  3、决定要求折让的,与供应商商恰折减一部分货款。发生该等情况时,由采购部门与供应商协商解决,达成一致后,由采购部门编制退回或折让通知单,通知供应商,并同时编制借项通知单,送财务部门调整供应商往来。
 
  因供应商责任造成延误交货,发现额外费用如运费等,应要求供应商承担费用和赔偿损失,不得未经批准放弃公司合同权利。
 
  采购部门在处理前述纠纷时,出现不能与供应商协商一致的情况时,应及时将相关单据提交公司负责人部门,由公司负责人交涉,或提起诉讼、仲裁。
 
  采购部门负责索取供应商发票,并及时传递至财务部门,采购物资,一般应索取增值税专用发票。